Evaluatie- & Exitgesprekken aios

Door middel van een evaluatiegesprek blikt de aios terug op (een deel van) de opleidingsperiode met het doel de kwaliteit van de opleiding en de leer- en opleidingsmomenten te bestendigen en/of te verbeteren. Deze gesprekken vormen een alternatief voor kleine opleidingen die gezien het geringe aantal aios geen gebruik kunnen maken van kwaliteitszorginstrumenten zoals de D-RECT en de EFFECT.

Evaluatiegesprekken zijn  een alternatief voor het verzamelen van informatie over de kwaliteit van de opleiding via de instrumenten D-RECT en/of EFFECT . Met deze instrumenten wordt informatie verzameld over respectievelijk het opleidingsklimaat en de kwaliteit van de begeleiding door supervisoren. Bij opleidingen met minder dan 4 aios is de vertrouwelijkheid van de gegevens via de D-RECT/EFFECT onvoldoende gewaarborgd. In een dergelijk situatie heeft een exitgesprek tot doel vergelijkbare informatie over de kwaliteit van de opleiding te verzamelen in een één op één gesprek.

De evaluatiegesprekken kunnen jaarlijks worden gevoerd en/of op het moment dat een aios de opleiding in een ander ziekenhuis voortzet, of aan het eind van de opleiding. Afhankelijk van de specifieke situatie en bestaande afspraken, voert de aios het exitgesprek met de opleider, een HRM-of andere interne functionaris of een extern adviseur (bijvoorbeeld een onderwijskundige uit het MVO-team).   

Schema 1. Meten opleidingskwaliteit: welk instrument gebruiken?

  Exitgesprek procedure schema 1

Evaluatiegesprek als exitgesprek
Als het evaluatiegesprek de functie van een exitgesprek heeft, is het aan te bevelen voorafgaand aan de invoering de volgende vragen te beantwoorden:

  • heeft de organisatie al afspraken over het houden van exitgesprekken met aios in hun rol als werknemer (via HRM, P&O)?
    zo ja, dan afstemmen hoe opleidingsdeel hierin kan worden meegenomen
    zo nee, dan exitgesprekken beperken tot ‘kwaliteit van de opleiding’

Heldere afspraken over rollen, verslaglegging en veiligheid
In alle gevallen (zowel bij evaluatiegesprek als exitgesprek)  is het van belang duidelijke afspraken te maken over:

  • wie voert het gesprek met de aios? Opties: opleider, extern adviseur, intern onafhankelijke persoon, …?
  • hoe vindt verslaglegging plaats: door wie, in welke vorm, waar opgeslagen (mede ivm waarborgen vertrouwelijkheid)?
  • wat gebeurt er, op welke termijn, met/naar wie met de verzamelde gegevens?

Uitgangspunten
Gegevens uit de gesprekken mogen nooit gebruikt worden bij de beoordeling van medewerkers.

Voorbereiding
De kans dat het gesprek waardevolle informatie oplevert is het grootst als onderstaande zaken in de uitnodiging voor het gesprek zijn benoemd: 

  • het doel van het gesprek
  • wat er met de informatie gebeurt
  • hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren (indicatie: 30 minuten).

Opzet
Het gesprek wordt gevoerd in de vorm van een semigestructureerd interview op basis de onderwerpen uit de D-RECT en de EFFECT vragenlijsten. De onderwerpen bieden enerzijds structuur aan het gesprek en faciliteren anderzijds de mogelijkheid om de kwaliteit van opleiding vanuit verschillende invalshoeken te benaderen.

De onderwerpen:

  • Introductie, verwachtingen, taken en verantwoordelijkheden
  • Begeleiding en supervisie door de opleidingsgroep
  • Ontwikkelingsmogelijkheden in het werk (leren/werken)
  • Opleidingsactiviteiten (leerzaam, aansluiting behoefte/variatie)
  • Werksfeer/opleidingsklimaat
  • Feedback en beoordelen (frequentie, instrumenten)
  • Aios is actief betrokken bij/ heeft invloed op opleiding

Indien nodig/gewenst worden specifieke vragen rond eigen opleidingsdoelen van de aios of rond het  kwaliteitsbeleid van een opleiding ingevoegd.

Vertrouwelijkheid: actie waar nodig t.b.v. kwaliteit
Aan begin van het gesprek wordt opnieuw benoemd dat aan het eind van het gesprek wordt afgesproken welke punten er in het verslag worden opgenomen.
Mochten er zaken aan de orde komen waarbij de aios zorgen heeft om de herleidbaarheid van de informatie en eventuele negatieve effecten daarvan voor de eigen positie/het vervolg van de opleiding, dan wordt in samenspraak bepaald of en zo ja, hoe de gespreksleider hier toch iets mee kan doen.