Omzetten RefMan database


1. Reference Manager (RefMan) vervangen door EndNote

Het programma Reference Manager (RefMan)  wordt met ingang van 2016  uit de handel genomen. Het werd al enige tijd niet meer geüpdated door de producent en zal daarom op termijn niet meer compatibel zijn met upgrades van Windows.

Het programma  EndNote van dezelfde firma Thomson Reuters is een volwaardig alternatief dat regelmatige upgrades kent. Het is mogelijk om databases van RefMan om te zetten naar EndNote, met inachtneming van een aantal zaken.

RefMan-gebruikers die in de laatste fase van hun publicatieproces zitten, kunnen in het algemeen hun project afmaken met RefMan. Zit u nog in de aanvang van uw project en bent u met RefMan gestart, dan is het aan te bevelen de overstap naar EndNote te maken.

2. RefIDs van RefMan behouden in EndNote     

Heeft u al teksten geschreven met gebruik van RefMan citaties, dan is het belangrijk om de RefIDs van RefMan te behouden in EndNote. Dit is noodzakelijk om de juiste referenties te blijven koppelen bij het omzetten van een RefMan manuscript naar een EndNote tekst.  De  RefMan RefIDs  worden daarvoor in het veld Label van EndNote  opgeslagen.

-Open EndNote  > Edit  > Preferences > Temporary Citations  > vink aan: Use field  in stead of record number  > selecteer Label. 


Nu wordt bij het invoegen van citaties en het maken van een bibliografie het veld Label gebruikt.


3. Conversie

Zet de RefMan database om naar een EndNote Library.
In EndNote:  klik File  > Open  > selecteer de locatie van de RefMan database  > wijzig de extensie Libraries  > Reference Manager Databases 

Selecteer de RefMan database en klik Open


Klik op Customize om te zien hoe RefMan Reference Types hernoemd zullen worden in EndNote.


4. RefMan User Defined annotaties apart behouden in EndNote
 

De RefMan User Defined fields (User Def 1, User Def 2 etc) die u eventueel heeft gebruikt voor eigen annotaties worden in EndNote standaard bij Notes ondergebracht. Notes zijn ongedifferentieerd en vaak onvolledig ten opzichte van de onderscheiden RefMan velden.

Om de User Defs te behouden en afzonderlijk te blijven onderscheiden kunt u aangeven dat ze in EndNote naar Customs omgezet moeten worden. Dit dient voor elk Reference Type te geschieden. Wanneer u grotendeels met Journal articles werkt, is aanpassing van Fields for: Journal voldoende.

 

In EndNote kunnen  de Custom kolommen getoond worden zoals de User Defs in RefMan. Dan zijn ze te sorteren, te doorzoeken en te selecteren.

Klik OK of, indien niets is aangepast, klik Convert... > Save converted library as.... >  Geef een locatie en geef een naam.
Klik Save. Er worden nu twee bestanden gecreëerd en opgeslagen, een .enl (EndNote Library) file en een .data file.


5. RefMan manuscript omzetten naar tekst met EndNote citaties (waarbij RefMan succesvol is omgezet naar EndNote)

Open de geconverteerde EndNote Library. Open het Word document met de oude RefMan citaties > klik op de tab EndNote X7 >  Convert Citations and Bibliography  > Convert RefMan citations to EndNote.
Selecteer de gewenste Output Style > Klik OK
De citaties en de literatuurlijst worden omgezet.
Wanneer de oude RefMan literatuurlijst nog is blijven staan, dient deze verwijderd te worden uit de tekst.


6. RefMan manuscript omzetten naar tekst met EndNote ciaties (waarbij de RefMan database niet meer beschikbaar is)

Open het Word document met de oude RefMan citaties. Klik in Word op de RefMan12 tab  > Export to RefMan  > Export travelling library  > import Library into  > a new RefMan database. Deze handeling is alleen mogelijk wanneer de citaties nog actieve links hebben, dus niet bij een Plain Text document  (zgn. platte tekst)
Op basis van de RefMan citaties wordt nu een RefMan database (Travelling Library) gemaakt. De mededeling Export complete verschijnt.
Deze RefMan database converteert u naar Endnote zoals hierboven beschreven. Vervolgens wijzigt u in het document de RefMan citaties in EndNote citaties zoals beschreven onder 5.


Nuttige websites  

Overzicht van veelgebruikte Reference Manager commando's en de corresponderende EndNote opties.

Instructiefilmpje Converting Reference Manager to EndNote (3:05 min)

Training video Converting Files from Reference Manager to Endnote(1:22 min)