Blog: Afleiding tijdens (online) meetings

21 september 2022• BLOG

Na meer dan twee jaar congressen online bezoeken via een ‘laptop near you’, zijn er sinds deze lente weer congressen waar je fysiek aanwezig kunt zijn. Vaak wel met een hybride arm voor 10 tot 20% van de sprekers en deelnemers die of niet willen of niet mogen reizen, omdat ze bijvoorbeeld COVID hebben.

De noodzaak van persoonlijk contact is natuurlijk pijnlijk duidelijk geworden tijdens de pandemie. Echter, voor mij werd de meerwaarde van in person congressen concreet toen ik gedurende de eerste twee congressen in de koffie- en lunchpauzes nieuwe personen ontmoette, wat leidde tot meerdere samenwerkingen. Ook werd na een fysiek overleg van een uur met internationale collega’s een paper outline afgestemd – iets wat na anderhalf jaar e-mailen en zoomen niet was gelukt. 

Aandacht vasthouden

Ik bemerk ook tijdens congressen waar ik fysiek aanwezig ben, dat het lastiger is dan voor de pandemie om mijn aandacht bij presentaties te houden. Dit is een overblijfsel van de overmaat aan zoommeetings, die aanvankelijk onze redding waren en de enige optie voor overleg met lokale en internationale collega’s. Toch merkte ik dat er tijdens minder interessante overleggen altijd de verleiding was om even de e-mails te checken. Hetzelfde geldt voor de online congressen. De laptop is toch al open dus het is een kwestie van een klik om van online meeting naar de e-mail te zappen. Dit kan leiden tot pijnlijke situaties, bijvoorbeeld een interessante presentatie missen omdat je verzandt in een e-mail discussie, of aangesproken worden tijdens een online overleg, terwijl je de context niet kent omdat je eigenlijk helemaal niet zo goed kunt multitasken als je dacht. 

Kraanvogels

Om te voorkomen dat ik mijn aandacht verlies bij online meetings, vouw ik tegenwoordig origami kraanvogels. Hoewel dit leidt tot ongenoegen bij kantoorgenoten, omdat de berg vogels groter en groter wordt, zorgt het er wel voor dat mijn handen bezig zijn, zodat ze niet naar e-mails kunnen klikken. Echter, voor in person meetings is dat niet echt een oplossing. Vroeger maakte ik altijd aantekeningen op mijn laptop, maar ik bespeurde de neiging (of gewoonte) om tijdens saaiere praatjes mijn email te openen, zodat ik nu ook bij deze meetings interessante praatjes dreig te missen.

De oplossing voor dit probleem is gelukkig eenvoudig. Ik neem weer een old-school notitieblokje en een pen mee om aantekeningen te maken en de laptop blijft lekker in de tas. En als een praatje echt ondragelijk saai is, kan ik altijd nog via mijn mobiele telefoon mijn e-mail checken…