Overgang nieuw EPD: informatie voor verwijzers en andere externe zorgverleners

Waarom wordt de zorg tijdelijk afgeschaald?

Tijdens de overgang naar het vernieuwde EPD (HiX 6.3 Standaard Content) op 9 en 10 april 2026 wordt data uit de oude systemen overgezet naar HiX 6.3 SC. Gedurende deze periode uur kan de software niet gebruikt worden, waardoor het werk tijdelijk op papier moet plaatsvinden. Het afschalen van zorg is noodzakelijk om risico’s voor patiënten te beperken en om medewerkers de kans te geven rustig te wennen aan het nieuwe systeem. Daarom wordt de zorg tijdelijk beperkt en daarna stapsgewijs weer opgeschaald. Op 17 april 2026 draait het LUMC naar verwachting weer 100% productie.

Afschaling en opschaling zorg: wat betekent dit voor spoedzorg?

Voor de acute zorg beperken we op donderdag 9 april en vrijdag 10 april 2026 de instroom op de SEH.

Vanaf 9 april 10.00 uur Code Rood

Vanaf donderdag 9 april 10.00 uur tot en met vrijdag 10 april 15.00 uur wordt er op de SEH  volgens het Code Rood protocol, conform regionale werkafspraken voor gebruik van het Landelijk Platform Zorgcoördinatie (LPZ). Tijdens Code Rood worden uitsluitend instabiele patiënten opgevangen en NIET de LUMC bekende/onbekende patiënten, conform de regionale afspraken. We vangen dan uitsluitend patiënten op die via de ambulance worden aangeboden en behoren tot de volgende categorieën: 

• Patiënten bekend bij de verloskunde van het LUMC 
• Patiënten bekend bij de neonatologie 
• Mission! patiënten 
• Multi-traumapatiënten 
• Reanimatiepatiënten 
• Patiënten met verdenking op een acuut CVA 
• Patiënten met een hoge verdenking op acute aortapathologie 

Patienten die niet behoren tot bovengenoemde categeorieen moeten naar omliggende ziekenhuizen worden verwezen. Indien van toepassing kan het behandelend specialisme van het LUMC  natuurlijk informatie verstrekken aan het ziekenhuis waar de patiënt opgevangen wordt.  

Indien doorverwijzen naar het LUMC toch nodig is omdat de patiënt behoort tot bovenstaande uitzonderingen, verzoeken wij u via de bekende telefoonnummers contact op te nemen met de SEH van het LUMC (071 526 91 11). 

Op basis van een analyse van patiëntstromen verwachten wij dat er circa 40 patiënten/24 uur door andere ziekenhuizen in de regio moeten worden opgevangen. Wij realiseren ons dat dit extra inzet vraagt en waarderen de bereidheid van onze regionale partners om samen de continuïteit van acute zorg te borgen. 

Vanaf 10 april 15.00 uur Code Oranje

Vanaf vrijdag 10 april 2026 15.00 uur gaat de SEH van het LUMC over op Code Oranje in het LPZ. In deze fase probeert de RAV het LUMC te ontzien door onbekende patiënten naar een ander ziekenhuis te vervoeren. Bekende patiënten worden wel aangeboden. Als het EPD goed draait, proberen wij zo snel mogelijk volledig open te gaan. Hiervoor is de status in het LPZ leidend. 

Ontslag, overdracht en verwijzingen op 9 en 10 april

Ontslag en overdracht van patiënten

We beperken de ontslagen en overdrachten van patiënten tijdens 9 april en 10 april zoveel mogelijk. Daarom kan het voorkomen dat er voor én na deze twee dagen meer ontslagen/overdrachten zijn dan gebruikelijk. Via de reguliere contacten overleggen we hoe we dit goed kunnen stroomlijnen.

Bij ontslag of overdracht van patiënten op donderdag 9 april en vrijdag 10 april worden gegevens op papier meegegeven. De (digitale) ontslagbrief kan daarom enige vertraging oplopen.

Contact met het ziekenhuis en verwijzingen

Houd er rekening mee dat de gegevens van patiënten gedurende de overgangsperiode op 9 en 10 april 2026 niet geactualiseerd worden in HiX. Na 10 april werken collega’s in het LUMC zo snel mogelijk patiëntgegevens bij. Verder zijn onze artsen en medewerkers op 9 en 10 april aanwezig in het ziekenhuis en telefonisch bereikbaar.

Op donderdag 9 april en vrijdag 10 april 2026 blijft het beperkt mogelijk om patiënten naar het LUMC te verwijzen, alleen bij spoed in mondeling (telefonisch) overleg. Omdat de verwijzingen die binnenkomen in deze overgangsperiode handmatig verwerkt moeten worden, kan het oppakken ervan enige tijd langer duren dan u gewend bent. Wij vragen u wel om bij voorkeur de patiënt vóór woensdag 8 april 17.00 uur of na vrijdag 10 april 13.00 uur te verwijzen. Dat helpt onze collega’s om de bijwerkacties na de overgang te beperken en de doorlooptijd van het oppakken van verwijzingen te verkleinen.

Bij spoedverwijzingen in deze periode kunt u zoals gebruikelijk telefonisch contact opnemen, om met de specialist te bepalen of de patiënt in het LUMC of elders gepresenteerd moet worden.

Wij danken u nogmaals hartelijk voor het begrip en hopen dat u zo min mogelijk hinder zult ondervinden van onze overstap op een nieuw EPD. Op termijn gaat deze overstap ons helpen een verbetering in te zetten om beter samen te werken en uit te wisselen. 

Zorgverlenersportaal

Van donderdag 9 april 12.00 uur tot vrijdag 10 april 13.00 uur heeft u tijdelijk geen toegang tot de digitale patiëntendossiers. Het huidige portaal voor inzage in patiëntendossiers (Medical Dashboard voor nefrologie dossiers) wordt dan vervangen door het Zorgverlenersportaal. Het Zorgverlenersportaal is per 10 april 2026 beschikbaar.

Afspraken in het ziekenhuis

Tussen donderdag 9 april 12.00 uur en vrijdag 10 april 13.00 uur vinden er in principe geen geplande polibezoeken, geen geplande onderzoeken en geen geplande operaties plaats. Dialyses en bestralingen vinden wel volgens normale planning plaats.   

Telefonische bereikbaarheid poliklinieken 

De poliklinieken in het LUMC zijn op donderdag 9 april en vrijdag 10 april 2026 alleen voor medische spoed bereikbaar voor patiënten en zorgverleners. Let op: tot vrijdag 10 april 13.00 uur wordt het maken, wijzigen of afzeggen van afspraken ‘gebufferd’: de verwijzingen en aanpassingen worden pas doorgezet wanneer het nieuwe systeem live is. Vanaf 10 april 13.00 uur verwachten we weer regulier bereikbaar te zijn. Het maken, wijzigen of afzeggen van afspraken wordt vanaf dat moment met enige vertraging weer opgepakt.

Diagnostiek

Centrale bloedafname 

De Centrale Bloedafname zal op 9 en 10 april geen speciale verrichtingen (functietesten, DBS instructies etc.) uitvoeren en daardoor alleen open zijn voor reguliere bloedafnames/ materialen. Doordat het systeem op deze data tijdelijk uit de lucht is, kan er een vertraging in digitale uitslagen zijn. 

Radiologie 

De afdeling Radiologie is naar verwachting gesloten van donderdag 9 april 8.00 uur tot vrijdag 10 april 13.00 uur. Alleen radiologieonderzoeken die via de SEH binnenkomen, worden in behandeling genomen. Op vrijdag 10 april 2026 vanaf 13.00 uur worden de normale werkzaamheden hervat. Doordat het systeem tijdelijk uit de lucht is, kan er een vertraging in digitale uitslagen zijn. Uitslagen ontvangt u in de loop van vrijdag 10 april 2026 via de gebruikelijke weg. 

Apotheek 

De poliklinische apotheek is op donderdag 9 april en vrijdag 10 april 2026 enkel geopend voor spoedleveringen van medicatie waarvoor de patiënt bij het LUMC moet zijn. We vragen u die dagen om patiënten niet naar het LUMC te sturen bij leveringsproblemen elders. 

Reeds afgestemde leveringen met betrekking tot specialistische farmaceutische zorg, zoals infusen voor thuistherapie, zullen geleverd worden. Ook de leveringen van de baxterrollen, medicatie in zakjes, worden vooruit bezorgd.  

Wij kunnen ontslagrecepten gedurende de Go Live periode niet digitaal verzenden. Met uitsluiting van medicatie waarvoor de patiënt aangewezen is op de poliklinische apotheek, zal voor de overige ontslagmedicatie een papieren recept uitgeschreven worden. Met dit recept zal de patiënt een beroep doen op de thuisapotheek. 

Zorgdomein verwijzingen

Verwijzingen via ZorgDomein worden vóór woensdag 8 april 17.00 uur verwerkt door specialisten. Daarna geldt t/m vrijdag 10 april 13.00 uur dat verwijzingen alleen in spoedgevallen telefonisch worden afgehandeld. Alle verwijzingen die tussen woensdag 8 april 17.00 uur en vrijdag 10 april 13.00 uur binnenkomen worden tijdelijk in een buffer gezet. Verwijzingen worden vanaf vrijdag 10 april 13.00 met enige vertraging weer verwerkt.  

Patiëntenportaal

Tussen donderdag 9 april 12.00 uur en vrijdag 10 april 13.00 uur is het patiëntenportaal (MijnLUMC) niet beschikbaar. In deze periode kunt u geen patiëntengegevens bekijken, zoals afspraken en dossier. Voor medische vragen kunnen patiënten bellen naar de betreffende afdeling. Vanaf 10 april 13.00 uur is het vernieuwde portaal beschikbaar en kunnen patiënten weer inloggen. Vanaf dat moment kunnen patiënten ook op MijnLUMC inloggen met de mobiele applicatie HiX Mobile Patiënt. De instructie daarvoor volgt op www.lumc.nl/aanmelden.