Medewerker Ambtelijk Secretariaat

Facilitair & ondersteunend

Je functie

Waar de ambtelijk secretaris verantwoordelijk is voor de ondersteuning en advisering van de opleidingscommissies en examencommissies, ben jij verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de overige onderwijscommissies die gericht zijn op onderwijsevaluaties en toetsing. Je bent de verbindende schakel tussen  de diverse onderwijscommissies. Ben jij de geschikte kandidaat?

In het kort

• Je hebt een eigen pakket aan taken voor (niet-wettelijke) onderwijscommissies en biedt structurele ondersteuning aan het ambtelijk secretariaat
• Je bent onder meer verantwoordelijk voor het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van een juiste follow-up
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en doelgroepgericht

Wat ga je doen?

Wij zoeken een doortastende samenwerkingspartner voor onze medewerker ambtelijk secretariaat, met wie jij je inzet voor de beoogde kwaliteit, dienstbaarheid en goede samenwerking met opleidingen en commissies. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de (niet-wettelijke) commissies. Denk aan het opstellen en beheren van de agenda, het notuleren van de vergaderingen en het controleren van de voortgang van actiepunten en processen. Je beheert zelfstandig diverse mailboxen van je eigen commissies en stemt waar nodig af met een ambtelijk secretaris. Je zorgt voor de inrichting en het beheer van de archivering van vergaderstukken en commissie-gerelateerde dossiers. Je verzamelt en ordent informatie: van de postregistratie tot het beheren van de SharePoint-sites van de commissies. Bovendien bewaak je deadlines, rappelleer je hierop en signaleer je tijdig knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang en los je deze op. Daarnaast besteed je ongeveer veertig procent van de tijd aan structurele taken ter ondersteuning van het ambtelijk secretariaat. Denk daarbij aan het opstellen, versturen en archiveren van benoemings- en dankbrieven, het bijhouden hiervan in een database, uitzetten van afspraken, plannen van studentgesprekken en het archiveren van studentverzoeken en besluiten van examencommissies.

Wat vragen wij?

Je  hebt  circa vijf jaar relevante werkervaring  en bij voorkeur een secretariële/officemanagement opleidingsachtergrond.  Ervaring met notuleren en Microsoft Office (in het bijzonder SharePoint) is noodzakelijk. Je denkt en werkt gestructureerd, zowel zelfstandig als in teamverband, kunt goed organiseren en bent nauwkeurig en dienstbaar. Daarnaast ben je proactief en doortastend. Ook ben je sociaal en communicatief vaardig in woord en geschrift. In hectische situaties behoud je het overzicht, je bent bestand tegen werkdruk en in staat prioriteiten te stellen. Je maakt werkzaamheden snel eigen en kan zo nodig goed improviseren om problemen op te lossen.

Meer informatie

Voor deze functie kunnen referenties opgevraagd worden.

Vergaderingen waarbij je als medewerker ambtelijk secretariaat notuleert kunnen aan het eind van de dag plaatsvinden. Vergaderingen vinden in dit geval ongeveer plaats tot 17.30 – 18.00 uur.

Er zullen twee sollicitatierondes plaatsvinden;
• Ronde 1
Donderdag  20 mei, tussen 13.15 en 16.15 uur
• Ronde 2
Dinsdag 25 mei, tussen 09.15 en 11.30 uur

Het arbeidsvoorwaardengesprek vindt in de week van 25 mei plaats.


Neem voor vragen of het plannen van een belafspraak contact op met managementassistent Barbara Zwirs, email: B.H.F.Zwirs-Metten@lumc.nl of telefoon: 06-21373881.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Collega's aan het woord

Wil je weten hoe het is om in het LUMC te werken? Lees dan de verhalen van onze LUMC-collega's.

Je werkplek

De afdeling Universitaire Opleidingen (UO) is onderdeel van het directoraat Onderwijs en Opleidingen (DOO) binnen het LUMC. Dit directoraat heeft als taak het onderwijs te faciliteren, ontwikkelen en innoveren. De afdeling UO coördineert en ondersteunt de bachelor- en masteropleidingen. Binnen de afdeling werken opleidingscoördinatoren, stafmedewerkers, studieadviseurs, international- en career officer en ambtelijk secretarissen samen aan de ambities van onze opleidingen. Het ambtelijk secretariaat bestaat uit drie ambtelijk secretarissen en twee medewerkers ambtelijk secretariaat.

Carrière in het LUMC

Het LUMC faciliteert bij het onderhouden en ontwikkelen van je kennis en vaardigheden. Hiervoor bieden wij onder andere interne opleidingen en bijscholing aan. Maar ook persoonlijke ontwikkeling, mobiliteit en loopbaanadvies maken deel uit van deze afspraken.

Contact: Ellis Nieveen, manager Universitaire Opleidingen

E.T.Nieveen@lumc.nl

Solliciteren