Ambtelijk Secretaris

Wat ga je doen?

Midden in het universitaire onderwijs ondersteun en adviseer je de examencommissies en opleidingscommissies van de universitaire opleidingen. Als eerste aanspreekpunt help je commissievoorzitters bij studentzaken en beleidsmatige vraagstukken. Daarbij zorg je dat processen zorgvuldig verlopen en wet- en regelgeving correct wordt toegepast.

Je belangrijkste taken zijn:

• Organiseren en voorbereiden van commissievergaderingen, waaronder het opstellen van agenda’s en versturen van vergaderstukken.
• Adviseren over de afhandeling van studentcasussen binnen de kaders van de OER, de WHW en relevante jurisprudentie.
• Bewaken van wettelijke termijnen en deadlines voor de activiteiten van de commissies.
• Notuleren tijdens vergaderingen en uitwerken en verspreiden van notulen en actiepunten.
• Beheren van het digitale archief en zorgen voor volledige en actuele documentatie.

De ambtelijk secretaris werkt nauw samen met het duaal management van de universitaire opleidingen. Met jouw beleidsondersteuning en kennis van relevante wet- en regelgeving lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het universitaire onderwijs.

Waar ga je werken?

De afdeling Universitaire Opleidingen (UO) maakt deel uit van het directoraat Onderwijs en Opleidingen (DOO), dat verantwoordelijk is voor het faciliteren, ontwikkelen en innoveren van onderwijs aan het LUMC. Samenwerken, persoonlijk leiderschap en innovatie zijn kernwaarden van DOO. UO speelt een cruciale rol in het verbinden van onderwijsinhoud met onderwijslogistiek, waarborgt de kwaliteit van het onderwijs en biedt uitgebreide ondersteuning aan studenten gedurende hun studieloopbaan. Onze afdeling verbindt onderwijsinhoud met onderwijslogistiek en draagt bij aan de strategische onderwijsambities van zowel het LUMC als de Universiteit Leiden, met een focus op diverse bachelor- en masteropleidingen binnen het medisch en biomedisch domein. De medewerkers hebben hun eigen aandachtsveld maar dragen ook bij aan de DOO- en onderwijsstrategie. Onze diensten richten zich op Student support (welzijns-, loopbaan-, internationale, studentadviesdiensten), Opleidingscoördinatie en kwaliteitszorg, en Ondersteuning van onderwijscommissies.

Werken bij DOO/UO betekent deel uitmaken van een dynamische en inspirerende omgeving waar innovatie en kwaliteit centraal staan. Binnen onze directie heerst een open en ondersteunende cultuur, waarin persoonlijke en professionele groei wordt gestimuleerd. Feedback wordt gewaardeerd en aangemoedigd. Je krijgt de ruimte om eigen ideeën in te brengen en mee te werken aan projecten die een directe impact hebben op de toekomst van het onderwijs.

Wat neem je mee?

Overzicht houden gaat je goed af, ook wanneer verschillende belangen, deadlines en complexe vraagstukken tegelijk spelen. Je streeft ernaar om knelpunten op te lossen door belangen en personen te verbinden, waarbij je proactief en met eigenaarschap te werk gaat. Je luistert actief, legt verbanden en zoekt naar oplossingen die betrokkenen verder helpen. Daarbij neem je initiatief, werk je zorgvuldig en schakel je gemakkelijk tussen zelfstandig werken en samenwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau.
• Ervaring als ambtelijk secretaris, bij voorkeur bij een examencommissie in het hoger onderwijs.
• Ervaring met het notuleren van complexe vergaderingen.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder werken met studentvolgsystemen, MS Office en documentbeheersystemen.
• Een goede beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Wat bieden we jou?

Door gezondheid gedreven; dat is onze missie. Dit geldt uiteraard niet alleen voor onze patiënten maar ook voor onze medewerkers. We streven naar een veilige, inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin talentontwikkeling en verbindend leiderschap centraal staan. Om te kunnen blijven leren en ontwikkelen bieden wij interne opleidingen en bijscholing aan. Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld, fietsregeling, sportbudget, thuiswerkvergoeding en een uitstekende reiskostenregeling voor woon-werkverkeer. Ook ben je als medewerker van het LUMC aangesloten bij het ABP pensioenfonds. Dit betekent dat maar liefst 70% van je pensioenpremie betaald wordt door het LUMC en je daardoor netto meer salaris over houdt. Wel zo fijn!  

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden van het LUMC.

Waar staan wij voor?

Als academisch medisch centrum streeft het LUMC naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Wij zetten ons in voor de hoogste kwaliteit op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en (internationaal) onderzoek, waarbij diverse perspectieven van cruciaal belang zijn. Duurzaamheid staat bij ons ook hoog in het vaandel: we zetten ons in voor een gezonde toekomst, niet alleen voor mensen, maar ook voor de planeet. In lijn met deze waarden willen we een creatieve en inspirerende werkplek zijn, waar het voor ons van essentieel belang is dat iedereen zich thuis, veilig en erkend voelt. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond. Samen werken wij aan een duurzame en inclusieve toekomst, zowel voor de mensen om ons heen als voor de wereld waarin we leven. Samen zijn wij LUMC.  

Meer informatie

• Als ambtelijk secretaris bedraagt je salaris minimaal € 3.897,- en maximaal € 5.341,- bruto per maand (schaal 9, CAO UMC). Deze bedragen zijn op basis van een fulltime dienstverband.
• Per 1 mei 2027 geldt een loonsverhoging van 3,5%.
• De sollicitatiegesprekken vinden in de eerste week van september plaats. In de laatste week van augustus hoor je of je bent uitgenodigd voor het gesprek.
• Referenties kunnen worden opgevraagd.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.