Managementassistent leiderschapsprogramma

Wat ga je doen?

Het leiderschapsprogramma ‘Samen op weg in leiderschap’ is een ontwikkeltraject waarin leidinggevenden gedurende negen maanden werken aan verbindend leiderschap. Het programma bestaat uit verschillende leeractiviteiten, waaronder koersbijeenkomsten, intervisie, werkplaatsen en individuele ontwikkelgesprekken. Met meerdere leergroepen, verschillende betrokken professionals en een doorlopende planning vraagt dit om een stevige organisatorische basis. Als managementassistent zorg je voor de dagelijkse organisatie en logistieke ondersteuning van het programma. Daarbij houd je overzicht, denk je vooruit en zorg je dat alle organisatorische onderdelen goed op elkaar aansluiten.

Je belangrijkste taken zijn:

• Coördineren van de planning van verschillende leergroepen en programmaonderdelen. Daarbij stem je de beschikbaarheid van deelnemers, reisbegeleiders, trainers en locaties op elkaar af. Ook zorg je dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie.
• Organiseren van bijeenkomsten en verzorgen van alle praktische voorbereidingen, zoals het regelen van locaties, ruimtes, faciliteiten, materialen en catering. Daarbij bewaak je de voortgang en signaleer je tijdig wanneer voorbereidingen of afspraken extra aandacht nodig hebben.
• Beheren en verwerken van aanmeldingen en ondersteunen bij de indeling van deelnemers in leergroepen. Daarnaast houd je deelnemersgegevens, aanwezigheidsregistraties, de leeromgeving en andere administratieve gegevens actueel. Hieronder vallen ook de registratie van deelname, voortgang en afronding.
• Verzorgen van de communicatie rondom het programma, waaronder uitnodigingen, bevestigingen, herinneringen en wijzigingen. Je beheert de centrale mailbox, beantwoordt vragen of zet deze door naar de juiste collega. Ook houd je relevante communicatiekanalen en informatievoorzieningen actueel.

Naast deze werkzaamheden bewaak je de praktische voortgang en onderlinge afstemming van programmaonderdelen. Je signaleert tijdig wanneer planningen, bevestigingen of voorbereidingen extra aandacht nodig hebben en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Zo bied je de continuïteit en structuur die nodig zijn om het programma soepel te laten verlopen, ook wanneer het aantal deelnemers en leergroepen groeit.

Waar ga je werken?

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) is een toonaangevend centrum voor patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Binnen het LUMC werken we voortdurend aan een omgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen, prettig samenwerken en het beste uit zichzelf en elkaar halen.

Je komt te werken bij het programma Future At Work, binnen het projectteam Verbindend Leiderschap. Binnen deze project werken we aan de ontwikkeling van leiderschap aan de hand van onze visie op Verbindend Leiderschap en de kernwaarden: Persoonlijk, Gelijkwaardig, Nieuwsgierig en Verbindend.

Een belangrijk onderdeel hiervan is het nieuwe leiderschapsprogramma Samen op weg in leiderschap. Met dit programma investeren we de komende jaren in de ontwikkeling van honderden leidinggevenden binnen het LUMC. De eerste groepen starten in februari 2027.

Je maakt deel uit van een betrokken projectteam waarin inhoudelijke ontwikkeling, organisatie en uitvoering nauw met elkaar verbonden zijn. Je werkt samen met de projectleider, projectmedewerkers, Future At Work-programmasecretaris, HR-adviseurs en verschillende interne en externe professionals.

Als managementassistent vervul je hierin een centrale en verbindende rol. Jij zorgt voor continuïteit in de dagelijkse organisatie en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor iedereen die bij het leiderschapsprogramma betrokken is. 

Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en actief mee te denken over hoe we het programma steeds beter kunnen organiseren.

Wat neem je mee?

Rust en overzicht brengen in een omgeving waarin veel gebeurt, gaat je goed af. Je houdt van structuur, maar raakt niet van slag wanneer de planning onverwacht verandert. Juist dan schakel je snel en stel je de juiste prioriteiten. Daarbij wacht je niet af, maar denk je vooruit en neem je initiatief om zaken goed te regelen. Nauwkeurig en betrouwbaar werken vind je belangrijk, net als het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. In de samenwerking met verschillende betrokkenen communiceer je helder en toegankelijk. Je beantwoordt vragen op een prettige manier, stemt verwachtingen af en zorgt dat iedereen goed op de hoogte blijft.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in managementondersteuning, officemanagement of een vergelijkbare richting.
• Ervaring met organisatorische, administratieve of projectondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur in een omgeving met verschillende betrokkenen en parallelle activiteiten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en voldoende kennis van het Engels om professioneel te communiceren.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met programma's als Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint. Nieuwe systemen maak je je snel eigen en je denkt graag mee over hoe digitale middelen, waaronder AI, werkprocessen kunnen verbeteren.

Bovenal zoeken we een collega die zich mede verantwoordelijk voelt  voor het geheel. Iemand die begrijpt dat een goed georganiseerd leiderschapsprogramma niet alleen draait om een kloppende planning, maar ook om duidelijke communicatie, zorgvuldige opvolging en aandacht voor de mensen die eraan deelnemen.

Wat bieden we jou?

Door gezondheid gedreven; dat is onze missie. Dit geldt uiteraard niet alleen voor onze patiënten maar ook voor onze medewerkers. We streven naar een veilige, inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin talentontwikkeling en verbindend leiderschap centraal staan. Om te kunnen blijven leren en ontwikkelen bieden wij interne opleidingen en bijscholing aan. Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld, fietsregeling, sportbudget, thuiswerkvergoeding en een uitstekende reiskostenregeling voor woon-werkverkeer. Ook ben je als medewerker van het LUMC aangesloten bij het ABP pensioenfonds. Dit betekent dat maar liefst 70% van je pensioenpremie betaald wordt door het LUMC en je daardoor netto meer salaris over houdt. Wel zo fijn!

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden van het LUMC.

Waar staan wij voor?

Als academisch medisch centrum streeft het LUMC naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Wij zetten ons in voor de hoogste kwaliteit op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en (internationaal) onderzoek, waarbij diverse perspectieven van cruciaal belang zijn. Duurzaamheid staat bij ons ook hoog in het vaandel: we zetten ons in voor een gezonde toekomst, niet alleen voor mensen, maar ook voor de planeet. In lijn met deze waarden willen we een creatieve en inspirerende werkplek zijn, waar het voor ons van essentieel belang is dat iedereen zich thuis, veilig en erkend voelt. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond. Samen werken wij aan een duurzame en inclusieve toekomst, zowel voor de mensen om ons heen als voor de wereld waarin we leven. Samen zijn wij LUMC.

Meer informatie

• Als gedreven managementassistent leiderschapsprogramma bedraagt je salaris minimaal € 2.771,- en maximaal € 3.807,- bruto per maand (schaal 6, CAO UMC). Deze bedragen zijn op basis van een fulltime dienstverband.
• Per 1 mei 2027 geldt een loonsverhoging van 3,5%.
• Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van het project, voor 32 uur per week. 28 uur is bespreekbaar.
• De sollicitatieprocedure bestaat uit een selectie van de sollicitaties en vervolggesprekken met geselecteerde kandidaten. Meer informatie over het verdere verloop van de procedure volgt.
• Deze vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Conform het LUMC-beleid hebben interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang in de procedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.