Managementassistent Communicatie m/v

Administratief & Secretarieel personeel
Afdeling
Directoraat Communicatie
Vacaturenummer
G.18.RO.48
Dienstverband
32 uur per week
Met ingang van
1 september 2018
Opleidingseis
MBO/HBO
Maximum salaris
€ 2.996,- bruto per maand (schaal 7, CAO UMC)
Sluitingsdatum
tot en met 22 juli 2018

De functie

Ben jij ons persoonlijke visitekaartje, dat de verbinding maakt met onze in- en externe klanten? De enthousiaste organisatorische kracht die zowel de collega’s als de directeur in ons directoraat ondersteunt en processen nauwkeurig regelt?  Misschien ben jij dan wel onze nieuwe managementassistent!

Als managementassistent ondersteun je (samen met je collega van het secretariaat)
het directoraat Communicatie op secretarieel, (financieel)administratief en organisatorisch gebied. Je bent het eerste aanspreekpunt voor veel van onze in- en externe klanten, variërend van collega’s tot patiënten, van studenten tot journalisten. Wij zoeken een managementassistent die zelfstandig werkt en handig weet om te gaan met een grote hoeveelheid informatie. Je behandelt de post, e-mail en telefoon voor het directoraat, desgewenst ook in het Engels. Daarbij voel je feilloos  aan bij wie je een binnenkomende vraag moet beleggen: bij collega’s binnen of buiten het directoraat. Vragen die bij jou horen, handel je voortvarend af.
Je ondersteunt de directeur Communicatie in haar werkzaamheden, zoals agendabeheer en het maken van afspraken. Ook bereid je vergaderingen voor en in een aantal gevallen verzorg je de verslaglegging. Daarnaast bewaak je actiepunten, herinner je collega’s hieraan en signaleer je knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang en dergelijke, en los je deze zo mogelijk op. Je bent bekwaam in projectondersteuning en de (financiële)administratie hiervan. Dit geldt ook voor onze fondsenwervende stichtingen. Tot slot organiseer je incidenteel bijeenkomsten.  


Werken bij het LUMC

Het LUMC is een centrum van medische vernieuwing, dat de gezondheidszorg en gezondheid van  mensen wil verbeteren door internationaal vooraanstaand onderzoek, vernieuwend onderwijs en optimale, innovatieve patiëntenzorg. We werken daarbij patiëntveilig, duurzaam en gastvrij. Om dit te realiseren zijn artsen, gespecialiseerde zorgverleners, ondersteunend personeel, docenten en wetenschappelijke onderzoekers nodig.
Het directoraat Communicatie valt organisatorisch direct onder de Raad van Bestuur. Dagelijks werken we aan de verbindende online en offline communicatie met de diverse stakeholders van het LUMC in een continu veranderende omgeving. Enerzijds adviseren we de Raad van Bestuur en het management van de organisatie over reputatie-, stakeholder- en issuemanagement, en over strategisch marketing- en communicatiebeleid; anderzijds ondersteunen we afdelingen en collega-directoraten bij interne en externe veranderkundige communicatievraagstukken. Zo helpen we afdelingen bij het positioneren van hun zorgaanbod, bij het binnenhalen van de juiste (bio)medische en verpleegkundige studenten en bij het vertalen van onze wetenschappelijke resultaten voor het grote publiek. Ook het beheer van de kunstcollectie valt onder het directoraat, evenals de coördinatie van de fondsenwerving. We werken, gedreven door nieuwsgierigheid, vanuit de visie dat gerichte, transparante en tijdige communicatie bijdraagt aan de verbetering van de gezondheidzorg en de gezondheid van mensen.

Het profiel

Je hebt mbo/hbo-niveau aangevuld met een diploma tot managementassistent of een gelijkwaardige opleiding. Daarnaast beschik je over enige jaren werkervaring in een soortgelijke functie op directie- en/of bestuurlijk niveau. Je kunt goed werken met Microsoft Office. Je beheerst de Nederlandse (en Engelse) taal goed in woord en geschrift en hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen. Verder heb je organisatietalent en kun je goed anticiperen op veranderingen. Je kunt goed tegen hectiek, bent nauwkeurig, flexibel, resultaatgericht en klantvriendelijk. Ook kan je zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie en complexe processen. Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent sociaal en communicatief zeer vaardig. Wekelijkse tijdslimieten zijn geen probleem voor je: ondanks de soms hectische omgeving en tijdsdruk, blijf je zorgvuldig, klantvriendelijk en accuraat. Ook in tijden van crisis, als ook van jou een bijdrage wordt verwacht binnen het crisiscommunicatieteam. Indien nodig kun je makkelijk improviseren om problemen op te lossen. Kortom: je bent een kordate, loyale en enthousiaste collega, waarmee het goed samenwerken is. Herken jij jezelf hierin? Dan nodigen we je zeker uit te solliciteren!

Ons aanbod

Je werkt in een dienstverband van 32 uur per week, waarbij de maandag een vaste werkdag is. In eerste instantie krijg je een aanstelling voor één jaar, met uitzicht op vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 2.996,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 7, CAO UMC).

Het LUMC biedt zeer gunstige arbeidsvoorwaarden. Zo heb je recht op 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering, een pensioenregeling bij het ABP en een onregelmatigheidstoeslag (indien van toepassing). Daarnaast kun je deelnemen aan de gunstige collectieve ziektekostenverzekering van de Universitair Medische Centra.

Bovendien biedt het LUMC goede faciliteiten op het gebied van scholing, kinderopvang en loopbaanadvies en kun je gebruik maken van diverse verlofregelingen en andere extra’s. Meer hierover lees je elders op deze site.

Meer informatie

Voor vragen of meer informatie over deze vacature, kun je contact opnemen met mevrouw drs. M. van ’t Oever, directeur Communicatie, telefoon 071 526 80 05. Je kunt ook contact opnemen met de heer drs. N. Pols, coördinator, directoraat Communicatie, telefoon 071 526 80 05. Voor deze vacature zullen referenties worden opgevraagd.

Solliciteren

Heb je interesse in bovenstaande functie en voldoe je aan de profieleisen, dan nodigen wij je van harte uit te solliciteren. Je kunt tot de sluitingsdatum reageren.

Je kunt een sollicitatie alleen met behulp van het sollicitatieformulier insturen, sollicitaties via e-mail worden niet meegenomen. Met het formulier kun je ook bijlagen meesturen (zoals de motivatiebrief en cv). Uiteraard worden je gegevens strikt vertrouwelijk behandeld.

Als we van plan zijn om je in dienst te nemen, dan vragen wij om een Verklaring omtrent het gedrag (VOG). Je krijgt de kosten hiervoor vergoed.