Managementassistent HRM m/v 

Administratief & Secretarieel personeel
Afdeling
directoraat HRM
Vacaturenummer
G.18.RO.43
Dienstverband
24-28 uur per week
Met ingang van
zo spoedig mogelijk
Opleidingseis
MBO/HBO
Maximum salaris
€ 2.996,- bruto per maand (schaal 7, cao UMC)
Sluitingsdatum
tot en met 22 juli 2018

De functie

Ben jij graag die belangrijke organisatorische kracht die ons directoraat ondersteunt, processen nauwkeurig regelt en klantgericht is?  Misschien ben jij dan wel onze nieuwe managementassistent!

Als managementassistent ondersteun je samen met je andere collega’s van het secretariaat het directoraat HRM op secretarieel, organisatorisch en juridisch gebied. Wij zoeken een managementassistent die zelfstandig werkt en handig weet om te gaan met een grote hoeveelheid informatie. Je behandelt de post, e-mail en telefoon voor het directoraat, waarbij het voor jou geen verschil uitmaakt of het nu Nederlands of Engels is. Verder beheer je de agenda’s van de MT-leden en maak je afspraken waarbij je rekening houdt met de gewenste prioriteit. Ook bereid je vergaderingen voor en in een aantal gevallen notuleer je bij een overleg en doe je de verslaglegging. Daarnaast bewaak je actiepunten, herinner je collega’s hieraan en signaleer je knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang e.d., en los je deze zo mogelijk op. Je bent bekwaam in projectondersteuning en de administratie hiervan. Tot slot organiseer je incidenteel bijeenkomsten.  

Werken bij het LUMC

Het LUMC is een centrum van medische vernieuwing, dat de patiëntenzorg wil verbeteren door internationaal vooraanstaand onderzoek. We werken daarbij patiëntveilig en gastvrij. Om dit te realiseren zijn artsen, gespecialiseerde zorgverleners, ondersteunend personeel en wetenschappelijke onderzoekers nodig. Het directoraat HRM adviseert de Raad van Bestuur en het management van de lijnorganisatie over het strategisch personeelsbeleid en organisatieontwikkelings-vraagstukken van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC).  Daarnaast ondersteunen wij de bedrijfsvoering met gespecialiseerde dienstverlening (onder meer arbeidsvoorwaarden en rechtspositie, bedrijfsopleidingen, leiderschapsontwikkeling, loopbaanadvies, veiligheid en gezondheid). We werken vanuit een HRM-visie zodat medewerkers optimaal kunnen bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Hierin streven we naar een volwassen arbeidsrelatie waarbij medewerkers verantwoordelijkheid nemen voor hun persoonlijke ontwikkeling, inzetbaarheid en gezondheid. Managers en leidinggevenden van onze organisatie scheppen de voorwaarden hiervoor, het directoraat HRM heeft daarbij een ondersteunende en adviserende rol.

Het profiel

Je hebt mbo/hbo-niveau aangevuld met een diploma tot managementassistent of een gelijkwaardige opleiding. Daarnaast beschik je over enige jaren werkervaring in een soortgelijke functie op directie- c.q. bestuurlijk niveau.  Je kunt goed werken met Microsoft Office (Outlook, Word, Access en Excel).  Je beheerst de Nederlandse en  Engelse taal goed in woord en geschrift en hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen. Verder heb je organisatietalent en kun je goed anticiperen op veranderingen. Je kunt goed tegen hectiek, bent nauwkeurig, flexibel, resultaatgericht en klantvriendelijk. Ook kan je omgaan met gevoelige informatie en complexe processen. Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent sociaal en communicatief zeer vaardig.  Wekelijkse tijdslimieten zijn geen probleem voor je: ondanks snelheid blijf je zorgvuldig en accuraat. Indien nodig kun je makkelijk improviseren om problemen op te lossen. Je bent een loyale collega, waarmee het goed samenwerken is.  Herken jij jezelf hierin? Dan nodigen we je zeker uit te solliciteren!

Ons aanbod

Je werkt in een dienstverband van 24 tot 28 uur per week, waarvan in ieder geval op dinsdag en vrijdag.  En bij afwezigheid van collega’s ben je bereid in te springen zodat het secretariaat HRM altijd is bemenst.   Ben je een nieuwe medewerker dan krijg je in eerste instantie een aanstelling voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring, en bedraagt maximaal €2.996,-  bruto per maand voor een fulltime functie (schaal 7, CAO-UMC).

Het LUMC biedt zeer gunstige arbeidsvoorwaarden. Zo heb je recht op 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering, een pensioenregeling bij het ABP en een onregelmatigheidstoeslag (indien van toepassing). Daarnaast kun je deelnemen aan de gunstige collectieve ziektekostenverzekering van de Universitair Medische Centra.  

Bovendien biedt het LUMC je goede faciliteiten op het gebied van scholing, kinderopvang en loopbaanadvies en kun je gebruik maken van diverse verlofregelingen en andere extra’s. Meer hierover lees je elders op deze site.

Meer informatie

Heb je vragen of wil je meer informatie over deze vacature dan kan je contact opnemen met Vanessa Lugthart, officemanager HRM, telefoon 071 526 43 82. Je kunt ook contact opnemen met Mascha Buurma, hoofd personeelsmanagement, telefoon 071 526 27 26.Voor deze vacature kunnen referenties worden opgevraagd.

Solliciteren

Heb je interesse in bovenstaande functie en voldoe je aan de profieleisen, dan nodigen wij je van harte uit te solliciteren. Je kunt tot de sluitingsdatum reageren.

Je kunt een sollicitatie alleen met behulp van het sollicitatieformulier insturen, sollicitaties via e-mail worden niet meegenomen. Met het formulier kun je ook bijlagen meesturen (zoals de motivatiebrief en cv). Uiteraard worden je gegevens strikt vertrouwelijk behandeld.

Als we van plan zijn om je in dienst te nemen, dan vragen wij om een Verklaring omtrent het gedrag (VOG). Je krijgt de kosten hiervoor vergoed.